“La Piedra: Base de Datos y Procesos”

         

   En el Tercer Cuatrimestre de la carrera de Ingeniería Industrial en Producción de al Universidad Interamericana de Guaymas cursamos la materia Ingeniería de la Información. En esta materia se vieron temas muy variados los cuales empezaron con que es la información y cuales son las fuentes de información mas comúnmente utilizadas, hasta llegar a conocer a fondo los programas de Microsoft y diversas herramientas de Internet.

            El temario visto incluyo muchos temas, esto con el fin de poder utilizar de manera más rápida y eficiente todas las herramientas que tenemos a la mano para realizar investigaciones y trabajos. Por tal motivo, se nos fue entregada la asignación de contactar una empresa e investigar que base de datos utilizan y cual finalidad. Al obtener dicha información se deberán llevar a cabo ciertas actividades utilizando diferentes herramientas de Microsoft y de Internet.

A continuación presentamos los resultados obtenidos en la investigación realizada a la joyería “La Piedra”.

“La Piedra” cuenta con una Base de Datos hecha de acuerdo a las necesidades que tienen. En su Base de Datos ellos tienen registrados a sus clientes Mayoristas. Cada cliente tiene su propios atributos entre los cuales se incluye un ID de cada uno. Además se tienen registrados a sus proveedores y los artículos que se tienen en venta.

En la joyería “La Piedra” además de llevar el proceso de venta de sus productos, ellos llevan a cabo otros procesos. Esta joyería primero se pone en contacto con sus proveedores y por medio de la red observa los artículos en existencia, de estos se eligen los que mas se acomoden a sus necesidades. Después de hacer el pedido y pagar se espera el día de entrega. Al llegar la mercancía se selecciona lo que va a “La Piedra (1)” y a “La Piedra (2)”.

En “La Piedra (1)” se venden artículos de joyería los cuales van desde aretes hasta collares e incluso bolsas de mano y en “La Piedra (2)” se venden piezas sueltas y paquetes de piezas para que uno mismo arme piezas de joyería dependiendo a su gusto. Ya que esta seleccionada la mercancía esta se registra en la Base de Datos y se pone en exhibición para los clientes.

   Base de datos en Access

Con forme a lo aprendido en el Diagrama de Flujo pudimos crear un Diagrama de Entidad – Relación. Este diagrama nos ayuda a poder crear una Base de Datos conforme a lo aprendido de la joyería “La Piedra”.

Lo primero que realizamos fue una tabla la cual contenía la información sobre una entidad y se ponían ahí todos sus atributos.

            Al tener las tablas de todas las entidades creamos el Formulario e Informe de cada una de ellas.

Para concluir nuestra Base de Datos creamos, en un formulario en blanco, un menú principal, el cual incluía botones los cuales nos daban un acceso directo a cada uno de los formularios e informes.

Reportes y conexión Access – Excel

Con el propósito de crear gráficos, los cuales puedan ayudar a lograr un entendimiento más rápido de la información, se conecto la Base de Datos creada de “La Piedra” con Excel. De todas las tablas con las que se contaba en la Base de Datos de Access, se pasaron a Excel los datos de la tabla “Artículos”, “Clientes” y “Proveedores”.

Con los datos de la tabla “Artículos” se crearon dos tablas:

·         La Primera es una grafica 3D de pastel la cual muestra los artículos ordenados alfabéticamente mostrando  cuál es el artículo de más elevado precio de los que se tienen en existencia. Es muy útil este tipo de gráfica porque nos permite conocer nuestros precios y así poder aplicar promociones.

·         La Segunda es una representación de los artículos en existencia, la cual nos permite conocer la relación que tenemos de un articulo entre su precio al mayoreo y al menudeo. Esta grafica nos permite analizar y determinar si el costo es el correcto.

Con los datos de la tabla “Clientes” se realizo una grafica de Barras:

·         Este tipo gráfica es de gran utilidad ya que permite conocer qué cliente ha comprado más en un determinado periodo. Esto permite darle saber a que clientes se les debe dar más beneficios, entre los cuales se puse incluir: brindarles un mejor servicio, ofrecerles productos exclusivos, etc.

Poder conectar Access con Excel nos ayuda a poder crear gráficos rápidamente. Contar con gráficos en la información de una empresa ayuda a que todos los miembros de la misma vean la situación de la empresa de una forma mas rápida y entendible.

Conclusión Personal

Todas las empresas sin importar su tamaño pueden hacer todo lo posible por ir mejorando día con día. Existen pequeñas empresas que con tan solo utilizar a fondo las herramientas que Microsoft nos ofrece podrían llegar tener un mayor control de su información.

Nosotras basamos el proyecto final en la empresa “La Piedra” la cual nos sorprendió mucho ya que, aunque es una empresa situada en un local pequeño, utiliza todas las herramientas tecnológicas posibles para lograr un buen manejo de su información, esto lo logra por medio de una Base de Datos hecha a la medida de sus necesidades. Además, ellos cuentan con página propia de Internet y con su propio Blog y usuario en las Redes Sociales más populares.

Con el ejemplo que pusimos para nuestro proyecto final podemos concluir que sin importar el tamaño de la empresa esta puede utilizar todas las herramientas tecnológicas que existen para ir mejorando día a día.